Introdução
Este artigo tem como objetivo explicar o que é um projeto e a importância de compreender seu conceito no contexto organizacional. Antes de mergulharmos na definição de projetos e seu gerenciamento, é essencial reconhecer que o gerenciamento de projetos evoluiu a partir das práticas de gerenciamento de operações. Compreender o gerenciamento de operações fornece uma base sólida para entender como os projetos são iniciados e geridos dentro das organizações e os motivos por trás dessas ações. Este artigo começará explicando o que é gerenciamento de operações e, em seguida, abordará como os projetos surgem a partir da necessidade de melhorias específicas que não podem ser atendidas pelas operações diárias. Finalmente, discutiremos o que é gerenciamento de projetos e suas principais características, incluindo a evolução histórica que levou ao desenvolvimento desta disciplina e as tecnologias utilizadas para gerenciar projetos hoje.
O que é gerenciamento de operações
O gerenciamento de operações é a prática de administrar as atividades diárias de uma organização para produzir bens ou serviços de maneira eficiente e eficaz. Ele envolve o planejamento, a coordenação e o controle dos recursos necessários para produzir os produtos e serviços da empresa. As operações incluem processos contínuos e repetitivos buscando otimizar a produção, manter a qualidade e melhorar a eficiência.
Os principais componentes do gerenciamento de operações incluem:
Planejamento e Controle da Produção: Garantir que os produtos sejam fabricados de maneira eficiente e no prazo.
Gestão de Qualidade: Manter e melhorar a qualidade dos produtos e serviços.
Gestão de Recursos: Alocar de forma eficiente os recursos humanos, financeiros e materiais.
Logística e Cadeia de Suprimentos: Gerenciar o fluxo de materiais e informações ao longo da cadeia de suprimentos.
A evolução do gerenciamento de projetos
O gerenciamento de operações veio primeiro, e a partir da Revolução Industrial, houve um desenvolvimento significativo nessa área. No entanto, o conceito de gerenciamento de projetos como uma disciplina distinta começou a ganhar forma no início do século XX.
Primeira Empresa de Serviços de Projetos: A DuPont, uma empresa americana de produtos químicos, é frequentemente citada como uma das primeiras a adotar técnicas formais de gerenciamento de projetos. Na década de 1910, a DuPont desenvolveu o Gráfico de Gantt, uma das primeiras ferramentas de planejamento e controle de projetos, para ajudar a gerenciar a construção de suas fábricas.
Segunda Guerra Mundial: A necessidade de gerenciar projetos complexos e de grande escala cresceu significativamente durante a Segunda Guerra Mundial. Projetos como o desenvolvimento da bomba atômica (Projeto Manhattan) e a construção de equipamentos militares exigiram técnicas avançadas de gerenciamento de projetos para coordenar esforços massivos e multidisciplinares.
Desenvolvimento Pós-Guerra: Após a guerra, muitas empresas começaram a adotar técnicas de gerenciamento de projetos para desenvolver novas tecnologias e infraestrutura. Isso levou à formalização das práticas de gerenciamento de projetos como uma disciplina distinta.
Fundação do PMI: Em 1969, foi fundado o Project Management Institute (PMI), uma organização dedicada ao desenvolvimento e promoção das técnicas de gerenciamento de projetos. O PMI criou o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), que consolidou as melhores práticas e estabeleceu um padrão para a profissão.
A necessidade dos projetos
Apesar da eficiência alcançada através do gerenciamento de operações, há momentos em que mudanças ou melhorias significativas são necessárias. Essas melhorias podem incluir a implementação de novas tecnologias, o desenvolvimento de novos produtos, a reestruturação organizacional, entre outros. O pessoal de operações, focado em manter a eficiência dos processos contínuos, muitas vezes não possui a capacidade ou o foco necessário para implementar essas mudanças significativas.
É aqui que entram os projetos. Projetos são iniciativas temporárias com o objetivo de criar um produto, serviço ou resultado único. Eles permitem que as organizações realizem mudanças significativas sem interromper as operações diárias. Os projetos são concebidos para resolver problemas específicos, explorar novas oportunidades ou implementar melhorias que vão além das capacidades das operações contínuas. Um exemplo histórico é a DuPont, que desenvolveu o Gráfico de Gantt para gerenciar a construção de suas fábricas, destacando a necessidade de uma abordagem distinta para gerenciar iniciativas temporárias e complexas.
O aumento da frequência e da complexidade dessas necessidades levou ao surgimento de empresas especializadas em projetos, que utilizam técnicas de gerenciamento de projetos para atender demandas externas e internas de forma eficaz.
Organizações especializadas em projetos
Existem organizações especializadas em realizar projetos para seus clientes. Nesse caso, a operação da organização é formada por técnicas de gerenciamento de projetos. Estas empresas, muitas vezes chamadas de empresas de consultoria ou empresas de serviços de projetos, trabalham para atender demandas externas, fornecendo expertise em diversas áreas, como tecnologia da informação, engenharia, construção, marketing, entre outras.
Para essas organizações, a realização de projetos para clientes externos é a principal atividade operacional. Eles utilizam metodologias e ferramentas de gerenciamento de projetos para garantir que os projetos sejam entregues conforme os requisitos dos clientes, dentro do prazo e do orçamento estipulados. A capacidade de gerenciar múltiplos projetos simultaneamente e adaptar-se às necessidades específicas de cada cliente é crucial para o sucesso dessas empresas.
Diferença entre projetos internos e externos
Projetos Internos: São aqueles realizados dentro da própria organização para melhorar processos, produtos ou serviços internos. O objetivo é aumentar a eficiência, qualidade ou competitividade da empresa. Exemplos incluem a implementação de um novo sistema de ERP, a otimização de processos de produção ou a reestruturação de departamentos.
Projetos Externos: São realizados para clientes externos e visam atender a demandas específicas de mercado. Esses projetos são encomendados por outras empresas ou clientes e têm um impacto direto nos resultados e na reputação da organização prestadora de serviços. Exemplos incluem o desenvolvimento de software personalizado para um cliente, a construção de uma infraestrutura para um governo local ou a realização de uma campanha de marketing para uma marca.
O que é gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos. É uma disciplina distinta que se concentra em planejar, executar e concluir projetos de forma eficiente e eficaz. O gerenciamento de projetos garante que os objetivos específicos sejam alcançados dentro do prazo, do orçamento e com a qualidade desejada.
As principais características do gerenciamento de projetos incluem:
Temporalidade: Projetos têm início e fim definidos, ao contrário das operações contínuas.
Unicidade: Cada projeto é único, com entregáveis específicos que diferem de outros projetos.
Objetivos Claros: Projetos têm metas e objetivos específicos que precisam ser alcançados.
Planejamento Detalhado: Envolve a definição de atividades, cronogramas, recursos e orçamento necessários para alcançar os objetivos do projeto.
Gestão de Riscos: Identificação e mitigação de riscos que podem afetar o sucesso do projeto.
Monitoramento e Controle: Acompanhamento do progresso do projeto para garantir que ele permaneça no caminho certo.
Tecnologias de gerenciamento de projetos
O uso de tecnologias avançadas para o gerenciamento de projetos tem se tornado cada vez mais comum, proporcionando ferramentas que ajudam a planejar, monitorar e concluir projetos com mais eficiência. Mesmo assim, há vários níveis de plataformas. Vamos destacar aqui três plataformas. Cada uma representa um segmento distinto no setor. Sua utilização depende do nível de maturidade organizacional em qual a empresa se encontra.
Planview
Planview é uma plataforma líder em gerenciamento de portfólio de projetos e fluxos de valor, ideal para grandes empresas que buscam mapear e gerenciar suas estratégias de negócios orientadas a projetos. Com soluções de gestão de portfólio e análise de cenários, o Planview melhora o time-to-value e a previsibilidade, aumentando a eficiência para liberar capacidade e reduzir riscos em apostas estratégicas. Através do gerenciamento estratégico de portfólio, a plataforma permite que as organizações alcancem seus objetivos estratégicos com rapidez. O Planview eleva o PMO (Project Management Office) para entregar resultados empresariais significativos com seu gerenciamento de portfólio de projetos. Suas soluções também incluem planejamento ágil empresarial, gestão de fluxos de valor e gestão de portfólio de produtos, otimizando o pipeline de produtos. Com a automação de serviços profissionais, Planview oferece uma abordagem abrangente para realizar objetivos estratégicos de forma eficaz e eficiente. Tem altíssimo nível técnico e conceitual.
Asana
O Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos especialmente desenvolvida para gerenciar projetos e outras tarefas dentro de uma organização. Ele oferece uma interface intuitiva que permite a criação e atribuição de tarefas, estabelecimento de prazos, acompanhamento do progresso e colaboração em equipe. Com recursos como cronogramas visuais (Gantt charts), gerenciamento de portfólios de projeto, painéis de controle e integração com outras ferramentas de produtividade, o Asana facilita a organização e a execução eficiente de projetos. Enquanto o Planview esta mais focado no gerenciamento da estratégia da empresa como um todo, o Asana esta mais focado na realização dos projetos e colaboração.
Pipedrive
O Pipedrive é uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) focada em operações de vendas para pequenas empresas ou departamentos de grandes empresas. Além de suas funcionalidades de CRM, o Pipedrive possui um módulo de acompanhamento de projetos externos, permitindo a integração com as vendas. Isso significa que projetos derivados de oportunidades de vendas podem ser gerenciados diretamente dentro do Pipedrive, proporcionando uma visão integrada das operações de vendas e execução de projetos. Vale a pena destacar que o Pipedrive pode trabalhar integrado com o Asana.
Obs: Caso você ainda não seja usuário do Pipedrive e queira conhecer mais, você pode fazer um teste por 30 dias gratuitamente. Basta clicar no link abaixo, clicar no botão de teste do Pipedrive e preencher um breve formulário.
Conclusão
Entender o gerenciamento de operações é fundamental para compreender a necessidade e a importância do gerenciamento de projetos. Enquanto as operações se concentram na eficiência e na continuidade, os projetos permitem que as organizações realizem mudanças significativas e melhorias específicas. Além disso, algumas organizações são especializadas na execução de projetos para clientes externos, utilizando técnicas de gerenciamento de projetos como parte de suas operações. O gerenciamento de projetos, como uma disciplina distinta, proporciona a estrutura e as ferramentas necessárias para garantir que essas mudanças sejam implementadas de maneira eficaz, cumprindo os objetivos estabelecidos e agregando valor tanto para a organização quanto para seus clientes. Com a ajuda de tecnologias avançadas como Planview, Asana e Pipedrive, o gerenciamento de projetos se torna ainda mais eficiente e integrado, facilitando a execução de projetos internos e externos.
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