Com a popularização dos termos Metas, KPIs e Métricas, tais termos podem estar envoltos em certa confusão. Infelizmente, não é incomum ver alguns desses termos usados de forma intercambiável. O problema é que eles não são iguais – e usá-los corretamente faz muita diferença.
Nomes e Significados
Em todo caso, os nomes são termos que apontam para certas realidades. Em torno de cada nome muitos outros nomes estão relacionados. Se remetermos certos nomes a realidades que não estavam ligadas na momento da sua criação, perde-se a conexão com vários outras realidades que estavam presentes e o entendimento fica comprometido. Métricas, KPIs e Metas podem ser alguns desses termos e a confusão pode ser ruim para os negócios.
Um novo ponto de vista
Para obter verdadeiro poder dos seus dados, é importante compreender a relação entre Métricas, KPIs, e Metas, e como usá-los. Então, vamos tentar esclarecer as coisas por aqui.
Métricas
Vamos falar primeiro do termo mais genérico que engloba os outros dois termos: Métricas são quaisquer dados quantificáveis que uma empresa monitora para acompanhar o desempenho e as melhorias na empresa. Uma vez que uma organização começa a acompanhar uma métrica importante, ela tem uma linha de base com a qual pode comparar números futuros para ver como o desempenho de vários processos ou equipes mudou ao longo do tempo. À medida que uma empresa cresce, ela geralmente começa a rastrear mais métricas, incluindo métricas específicas para determinadas iniciativas ou departamentos.
KPIs
KPI significa “indicador chave de desempenho”. Os KPIs são métricas que são particularmente importantes para o seu negócio porque medem o progresso em relação aos objetivos críticos da empresa. Todo KPI é uma métrica. Mas nem toda métrica é um KPI. Uma característica distintiva dos KPIs é que eles geralmente têm metas predeterminadas, o que não é verdade para todas as métricas; uma empresa pode monitorar certas métricas por anos sem metas específicas em mente. Pelo menos alguns KPIs devem ser métricas financeiras, como crescimento da receita, margem de lucro e fluxo de caixa. Em suma, os KPIs revelam se uma empresa está atingindo seus principais objetivos ou metas. As métricas simplesmente acompanham o status de diferentes processos que são de importância variável para a empresa. Assim como as métricas são utilizadas para departamentos, áreas, iniciativas, e até para membros das equipes, pode-se fazer o mesmo com KPIs.
Metas
Metas provavelmente estão relacionados aos KPI´s do negócio que se observa. Um KPI comum é o volume de receita ou margem de lucro. Toda vez que um receita melhora e a margem de lucro também melhora normalmente é muito bom para os negócios. Empresas mais proativas vão buscar melhorar os níveis de seus KPÍs, e para isso pode estabelecer metas de alcançar novos patamares de KPI´s.
Métricas x KPI´s x Metas
Resumindo, enquanto métricas fornecem dados, KPIs destacam o que é mais crítico para o sucesso. KPI ajuda saber se voce esta indo bem ou mal, enquanto as métrica te ajudam a saber o porque suas KPIs estão bem ou mal. As metas te orientam para o futuro.
Juntos, eles ajudam a guiar e a medir o sucesso do seu negócio de maneira estratégica e operacional.
Se você ainda não é usuário do Pipedrive, e queira conhecer mais, você pode fazer um teste por 30 dias, gratuitamente. Basta clicar no link abaixo, clicar no botão de teste do pipedrive, preencher um breve form.
Casos de Uso no Pipedrive - Métricas, KPIS e Metas.
O Pipedrive tem módulo chamado Insights, que permite criar relatórios personalizados, painéis e metas para você saber exatamente o que foi realizado até o momento e o que ainda precisa ser feito.
Há três seções no módulo de Insights:
Relatórios – fornece uma representação visual dos dados na sua conta com base em filtros selecionados;
Painéis – mostra seus relatórios e metas em uma janela, para você ter todos os dados desejados do Insights em um só lugar;
Metas – permite projetar, ver e rastrear seus resultados desejados em um gráfico.
Métricas no Pipedrive
Ao começar a utilizar o Pipedrive voce monta uma estrutura de dados, que é formada por os vários tipos de dados que voce alimenta no sistema seja de forma manual, automática ou por integração.
Por exemplo, imagine que faz parte do seu cadastro de cliente o setor que seu cliente trabalha, o porte em termos de funcionário, e a região de atuação. Cada um desses campos poderá ser utilizados como métrica de análise sem seus relatórios.
Você pode ter um relatório que analisa a distribuição dos seus clientes por setor, porte ou região. Podendo, por exemplo, saber quantos clientes você tem em determinados setores, ou porte ou região.
Também poderá, por exemplo, ver clientes de determinado portes e aprofundar a análise verificando como está a distribuição por região dos clientes desse setor dentro dessas categorias de portes.
A utilização e montagem desses relatórios pode ser feitas a qualquer momento e será determinada pelas questões que você levanta no decorrer do seu trabalho. Por exemplo, imagine que você está pensando em atuar de forma mais segmentada para criar uma diferenciação que seja mais difícil de seus concorrentes imitar. Nesse caso, talvez seja interessante saber em quais setores seu negócio esta mais presente. Essa informação pode ser crucial para você determinar em que segmento irá focar primeiro.
Você pode também agrupar os relatórios em painéis e ter uma visão de analise com um alcance mais profundo e integrado.
Abaixo estão listados alguns tipos de relatórios que se pode criar no Pipedrive.
Com esses relatórios pode-se observar e acompanhar métricas de atividades, campanhas de email-marketing, contatos, leads, oportunidades de negócios, geração de vendas.
Exemplo de métricas de contatos
É possível usar os relatórios de insights para visualizar estatísticas sobre seus contatos, incluindo campos específicos de pessoas (por ex.: aniversário, último e-mail recebido).
No exemplo abaixo estamos visualizando a quantidade de novos contatos adicionados em sua base de dados por mês. A quantidade de novos contatos pode ser importante para avaliar qual a possibilidade de gerar novos negócios com esses novos contatos nos próximos meses, assim também como tem sido o desempenho da equipe em adquirir novos contatos nos últimos meses.
Os gráficos acima podem também ser segmentados por setor de atividade, por responsável pelo atendimento, por volume de negócios, etc.
Os dados podem ser visualizados em formato de gráfico de barras, gráfico de pizza, numero absoluto no caso de somatórios ou medias, e ainda em formato de tabela.
Exemplo de métricas de Leads
Neste exemplo estamos vendo a quantidade de Leads por Ano. Quantos leads entraram em cada ano, quantos foram convertidos em negócios, quantos foram arquivados e quantos estão abertos até o momento. Mais abaixo esta uma relatório que mostra as taxas de conversão de leads por responsável do lead.
Exemplo de Métricas de Oportunidades de Negócios
KPIS no Pipedrive
As possibilidades de métrica são bem amplas, existem as métrica com dados de sistema que mostramos acima e métricas com dados de campos customizados.
Mas de todas as métricas que você pode extrair do Pipedrive, algumas são métricas por onde você normalmente irá acompanhar o desempenho de seu negócio, que são as KPI´s. Você pode criar painéis / dashboards que disponibilizam num único quadro as métricas que voce considera como KPI´s (indicador chave de desempenho) de seu negócio.
Voce também pode criar painéis para métricas que não são KPIs mas vão te ajudar a responder questões que podem ser vetores que impactam nos KPIs.
Metas no Pipedrive
No pipedrive voce tem diversas métricas que podem ser relacionas com Metas. Abaixo, por exemplo, estamos visualizando a métrica quantidade de negócios, que é visualizada por mês, que pode ser aplicada por membro da equipe, para uma equipe, ou para todo o negócio. No exemplo, configuramos que a meta mensal de trinta negócios por mês que esta sendo comparada com os negócios realmente inicializados de cada mês. As metas apontam para onde queremos chegar, os KPIs com o negócio esta andando e as métricas ajudam a responder, por exemplo, porque esta ocorrendo as diferenças em cada mês. Analisando os porquês dessas diferenças, e a partir dai pode-se traçar estratégias de melhorias.
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